メッセージでのやり取りのコツ

メッセージでのやり取りのコツ

ChatWorkやSlackなどのメッセージツールは、
仕事を進める上で欠かせない便利なツールです。
一方で、慣れていないと
「意図が伝わらない」「返信が来ない」「無駄なやり取りが増える」
といったストレスの原因にもなりかねません。

今回は、相手の時間を奪わず、
かつ自分も楽になる「読みやすく、返信しやすい」メッセージ術を解説します。

目次

1.この記事を読むと解決すること
2.チャットのコツまとめ：3つの基本原則
3.チャットの文章構成：伝わる3ステップ
4.応用編：視覚的テクニックで理解度アップ
5.まとめ

1. この記事を読むと解決すること

・「結局、何が言いたいの？」と言われなくなる
・文章の作成が早くなる
・相手からのレスポンスが速くなる
・やり取りの回数が減り、業務やコミュニケーションが効率化する
・冷たい印象を与えず、円滑な関係を築ける

2. チャットのコツまとめ

チャットは以下の3つを意識するだけで劇的にやり取りを行いやすくなります。

はじめはこれだけを意識することをおすすめします。

①結論を書く

内容に合わせて以下を明確にしましょう。

・回答を求められている場合： 「Yes」か「No」を先に伝える。

・アクションを求める場合 ： 「依頼」「相談」「共有」なのかを伝える。

 →例：はい、共有いただいた内容で問題ありません。/○○の件でご相談です。

②1メッセージに用件は1件
送りたい内容が複数あっても、まずは1件のみ送りましょう。

複数の用件を書くと文章が長くなり、相手の返信するハードルも上がります。

また、「Aには回答があったがBが忘れられている」といった漏れを防ぐことができます。

③既読の意志表示をする

返答に時間がかかる内容を受け取ったときは、まず見たことが伝わるようにしましょう。

相手を不安な気持ちにさせないことが何より大切です。

手段はなんでもよいですが、以下のようにするとよいと思います。

・スタンプを活用 ：        「確認中」「了解」などのスタンプ

・一言添える   ： 「確認中です」といったメッセージや返信の目安の時間を伝えます

3. チャットの文章構成

型を知っていると文章の作成速度は上がります。
基本は以下の3ステップで構成すると、伝わりやすく情報の漏れがない文章になります。

4. 応用編：視覚的に伝えるテクニック

文章だけで説明しようとせず、「パッと見の分かりやすさ」を追求しましょう。

「文字だけ」のプレーンな文章よりも、視覚的な工夫がある方が脳にスッと入ります。

まずは、以下4つを使ってみましょう。

①画像を貼る

言葉で説明するよりも画像で見せたほうが理解しやすい場合があります。

文章：「左上の星を押してください」

文書＋画像付き：「赤く印をつけた部分を押してください」

②箇条書きにする

複数の項目がある場合は、箇条書き（・）を使いましょう。

この記事でも使用していますが、1文が短くなり理解しやすくなります。

③改行を使う

文章を句読点で改行しましょう。

極端な例ですが画像を見ると一目瞭然だと思います。

・改行していない文章

・改行した文章

5. まとめ

今回紹介したルールを使用することで、
「自分の時間」も「相手の時間」も守ることができます。

チャットはただの連絡手段ではなく、信頼を積み重ねるためのツールです。

「この人とやり取りすると仕事がスムーズだな」と思われるような、

メッセージ術を今日からぜひ実践してみてください。